Unternehmen mit einer langen Tradition funktionieren oft ohne fest vorgeschriebene Prozesse.
Abläufe werden und wurden in kleinen Kreisen, meist in der Führungsebene, besprochen und entwickelt. Den Mitarbeitern wird die Umsetzung vorgegeben. Funktionieren die Prozesse werden sie weitergeführt. Kommen neuen Mitarbeiter ins Unternehmen, werden die Prozesse "vorgelebt" und weitergegeben ohne hinterfragt zu werden. Das funktioniert so lange es keine Veränderungen gibt.
Schon die kleinste Veränderung, plötzlicher Ausfall eines Mitarbeiters in einer Schlüsselposition, Einführung eines neuen Betriebssystems, neues Konkurrenzunternehmen am Markt, führt dazu, dass "Sand ins Getriebe" kommt. Plötzlich werden Änderungen an Stellen spürbar, an denen man sie überhaupt nicht erwartet hat. Mit weitreichenden Folgen für das gesamte Unternehmen.
Es ist daher unerlässlich, Abläufe und Prozesse festzuhalten, fortlaufend zu evaluieren und kontinuierlich zu verbessern.
Was am Anfang als sehr einfach erscheint, entpuppt sich oft als ein "Das haben wir immer schon so gemacht" Geflecht. Warum und weshalb können die derzeitig am Prozess beteiligten oftmals gar nicht benennen. Oft liegt der Grundstein eines Ablaufes oder Prozesses in der Vergangenheit. Aber ist es auch noch zeitgemäß? Ist es noch die richtige Methode für das Unternehmen und die Mitarbeiter?
Grundsätzlich empfiehlt es sich jeden Prozess, jeden Ablauf nach dem Input und dem Output zu beleuchten. Und zwar von allen Prozessbeteiligten. Nicht nur die Führungsebene auch die Mitarbeiter müssen hierbei mit einbezogen werden. Und: sowohl für den Input als auch für den Output müssen messbare Größen festgelegt werden, um diesen auch bewerten zu können. Die Festlegung nach Input und Output wird in manchen Bereichen einfacher fallen, wo reale messbare Größen zugrunde liegen, zum Beispiel im Einkauf in anderen Bereichen etwas schwerer, wie zum Beispiel bei der Unterrichtsgestaltung an Schulen, wo die Messgröße Qualität imaginär ist. Die Bewertung und Messbarkeit muss aber in allen Bereichen gegeben sein. Sie ist notwendig, um Abläufe genau analysieren und optimieren zu können. Wie soll man sonst feststellen, ob ein Prozess Sinn macht, wenn man ihn nicht messen kann?
Und warum ist es so wichtig, alle Prozessbeteiligten bei der Evaluierung und der kontinuierlich Verbesserung miteinzubeziehen? Weil Veränderungen nur dann erfolgreich sein können, wenn alle Beteiligten mitziehen.
Evaluation und der kontinuierliche Verbesserungsprozess sind also essenziell für jedes Unternehmen. Und nur dann erfolgreich, wenn alle Beteiligten dabei mit einbezogen werden.